Una inquietud que todas las empresas comparten en un contexto de transformación digital de compañías y de personas, es cómo hacer las reuniones más productivas, más efectivas y más eficientes.
Tratando de aportar una visión, he desarrollado una metodología para determinar la reunión perfecta para cada organización. Contemplo dos etapas de trabajo:
- Elaborar un Mapa de Tareas y Herramientas.
- Positivar.
1º Etapa: Elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas
El primer paso para elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas consiste en dividir una reunión en tres fases: Previa, durante y posterior.
Acto seguido es necesario determinar todas las tareas que suceden dentro de cada fase en nuestras reuniones. Es conveniente ordenar las tareas incluidas en cada fase de manera cronológica.
El siguiente paso es ordenar las acciones según un eje de satisfacción, tratando de determinar nuestro estado de ánimo ante cada tarea. Así, diferenciaremos entre los momentos que son más placenteros y los momentos que nos incomodan más.
A continuación identificaremos todas las herramientas que empleamos para cada tarea: Correo electrónico, calendario, convocatoria, whatsapp, Trello, Slack, teléfono, Sms, sistemas de videoconferencia, chat, presentaciones de soporte, webex, Skype…
Una vez tengamos las herramientas identificadas, debemos ser capaces de comprender cómo éstas influyen en nuestro estado de ánimo. En este momento es necesario verbalizar por qué nos afectan.
Por ejemplo, en la fase de preparación de una reunión, una cadena de mails con 8 participantes donde no hay acuerdo para la fecha y hora de celebración es algo que sin duda empeora nuestro estado de ánimo.
En este punto acaba el Mapa de Tareas y Herramientas (fig 1). Hasta el momento tendremos:
- Un listado de las tareas vinculadas a una reunión.
- Un orden cronológico de dichas tareas.
- Una identificación de las tareas según sean placenteras, indiferentes o pesadas/agobiantes.
- Un listado de herramientas empleadas.
- Comprensión sobre qué y por qué influye positivamente o negativamente en nuestro estado de ánimo.
Cuando miremos nuestro Mapa de Tareas y Herramientas para reuniones estaremos ante una foto de las tareas, las herramientas y del estado de ánimo del equipo ante las reuniones de nuestra compañía.
Acto seguido toca pasar a la segunda fase, consistente en Positivar.
2º Etapa: Positivar
En esta segunda fase, todas y cada una de las tareas y herramientas deben ser sometidas a un proceso de análisis. Posibles preguntas a formularnos sobre ellas:
- ¿Es realmente necesaria?
- ¿Es posible ejecutarla de una forma que influya positivamente en nuestro estado de ánimo?
- ¿Es operativa?
- ¿Resulta invasiva?
- ¿Es universal (la emplea todo el equipo)?
- ¿Existe algún método / canal sustitutivo?
- ¿Tiene sentido cambiar el canal?
- …
Dar respuesta a estas preguntas permitirá detectar buenos y malos usos de cada una de las tareas y herramientas. Por otro lado, facilitará encontrar medidas correctivas para paliar los efectos negativos (fig.2).
La finalidad es plantearse la necesidad de cada tarea y también la posibilidad de desarrollarla empleando una/otra herramienta que influya positivamente en nuestro estado de ánimo. Si encontramos una vía de mejora estaremos positivando.
A medida que veamos las fisuras de cada tarea y de cada herramienta, seremos capaces de definir elementos de mejora. Entonces habremos detectado las causas que generan los peores momentos y medidas correctoras. También habremos ordenado el elenco de canales a emplear en cada momento.
Siguiendo el ejemplo anterior, para convocar una reunión con más de dos participantes, podemos emplear otras herramientas más eficientes y menos invasivas que una cadena de mail donde cada uno dice la suya…
Tras esta fase de Positivar, por un lado tendremos una visión detallada de qué tareas son imprescindibles en cada fase y qué canales emplear. Por otro lado tendremos localizados los hábitos y herramientas que conviene descartar para el bien de todos y sus alternativas.
Aplicando toda la metodología descrita hasta este momento, tendremos:
- Qué tareas y herramientas forman parte de nuestras reuniones
- Cómo las vivimos (estado de ánimo que nos generan)
- Por qué nos afectan positiva o negativamente
- Qué alternativas tenemos para mejorar su impacto en nuestro estado de ánimo
Todo ello nos llevará a consensuar con nuestro equipo un decálogo de buenas prácticas sobre cómo deben de ser las reuniones perfectas de nuestro equipo/compañía (fig.3).
Aplicar esta metodología puede implicar la inversión de un par de horas. Un tiempo que nos ayudará a definir el modelo de reunión perfecta para nosotros (cada empresa/equipo es un mundo). Una inversión con un retorno incalculable teniendo en cuenta que nos hará ser más productivos, efectivos y eficientes. Y quién sabe si de paso nos ayuda a combatir la “reunionitis”.
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Fruto de implementar la 
Para ello, es necesario recurrir a las preguntas habituales: Quién, Cómo, Cuando y Dónde se presta/consume nuestro producto/servicio. No nos olvidemos que queremos ampliar o enriquecer los puntos de contacto con el cliente, por lo tanto, éste debe estar en el centro de nuestra planificación.