Reuniones y hábitos de transformación digital

 

Este post lo encuadro en un ámbito que me gusta particularmente: Elaborar metodologías para optimizar procesos internos en la empresa mediante la incorporación de hábitos digitales. Es una parte clave dentro del proceso de transformación digital de las empresas, y en este caso en concreto, tiene beneficios inmediatos.

Reuniones eficientes transformación digitalFruto de implementar la metodología para reuniones perfectas, estoy detectando un patrón de mejora para las reuniones. La clave está en poner atención en los detalles, que frecuentemente son obviados y convierten las reuniones en el camarote de los Marx… ¿Te suena?

Hay muchas variables a considerar en cada una de las fases de una reunión que son susceptibles de mejora. Para este post me quiero centrar en:

Fase Antes de la Reunión: Reflexionar sobre la necesidad de la reunión y plantearse la posibilidad de celebrar un encuentro virtual. Si estamos en un proceso de transformación digital debería ser posible hacerlo sin impedimento alguno. Es clave determinar la finalidad que se persigue con dicha sesión. Estos objetivos deberán ser compartidos con todos los asistentes, a través de la convocatoria que se enviará en copia oculta, para no liar una marabunta de correos contra-programando fecha y hora. Al fin y al cabo, el organizador es el único responsable de convocar y determinar la mejor disponibilidad de los asistentes. Si no está dispuesto a asimilar esta tarea, es que su reunión es potencialmente intrascendente: Se trata de ser productivos y evitar distracciones generalizadas.

Ventajas de considerar este enfoque: Minimiza costes en desplazamientos, libera la ocupación de espacios, obliga a plantearse objetivos (por lo tanto, a ser concretos) y elimina correos innecesarios. Todas ellas son un paso enorme en un contexto de transformación digital.

Fase Durante la Reunión: Es “delito flagrante” que las reuniones empiecen sistemáticamente tarde. Deben empezar según agenda y, si alguien llega con retraso, ya se espabilará por retomar el hilo. Para dejar tiempo de cortesía y asegurar la llegada de todos los asistentes, sugiero arrancar la sesión exponiendo objetivos y agenda. Para que todo quede registrado, se debe confeccionar un acta. Si se tienen objetivos y se van a tomar decisiones, entonces todo debe quedar por escrito y ser compartido por correo o a través de las plataformas colaborativas habituales.

Ventajas de considerar este enfoque: Ir sobre agenda, tener 5 minutos de cortesía para quienes puedan llegar tarde “por razones extraordinarias“, y la posibilidad de seguir la evolución de las conclusiones pactadas.

Fase Post Reunión: Si la reunión tenía unos objetivos concretos y bien definidos, conviene actualizar a los asistentes sobre los logros o próximos pasos derivados del encuentro. Para ello deben irse añadiendo notas al propio informe de reunión, o bien actualizar al equipo a través de las herramientas digitales empleadas (trello, slack, asana, correo, notas sobre acta en repositorio…) que, en un contexto de transformación digital, es previsible que las haya.

Reuniones transformación digital

Ventajas de considerar este enfoque: Si se comparten avances y logros, se manifiesta la utilidad de las reuniones. Automáticamente se cambia la predisposición negativa de “otra reunión” a una más positiva del tipo “vamos a tomar de decisiones“.

 

La respuesta recibida tras la aplicación de la metodología, me lleva a recomendar reuniones de una duración inferior a una hora. Se debe tener en cuenta que hay que reservar algunos minutos para el turno de ruegos y preguntas, que deben formularse únicamente en el momento indicado para ello para no desviarse de los objetivos previstos ni del horario.

Para terminar este post, creo necesario dar las gracias a Jordi Camós por su ayuda en la implementación de este método. Posiblemente actualice este post más adelante con aspectos que no he revelado y con nuevos hallazgos según se produzcan. ¡Ojalá sea pronto!

Reuniones perfectas – Metodología aplicable

Una inquietud que todas las empresas comparten en un contexto de transformación digital de compañías y de personas, es cómo hacer las reuniones más productivas, más efectivas y más eficientes.

Tratando de aportar una visión, he desarrollado una metodología para determinar la reunión perfecta para cada organización. Contemplo dos etapas de trabajo:

  1. Elaborar un Mapa de Tareas y Herramientas.
  2. Positivar.

1º Etapa: Elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas

El primer paso para elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas consiste en dividir una reunión en tres fases: Previa, durante y posterior.

Acto seguido es necesario determinar todas las tareas que suceden dentro de cada fase en nuestras reuniones. Es conveniente ordenar las tareas incluidas en cada fase de manera cronológica.

El siguiente paso es ordenar las acciones según un eje de satisfacción, tratando de determinar nuestro estado de ánimo ante cada tarea. Así, diferenciaremos entre los momentos que son más placenteros y los momentos que nos incomodan más.

A continuación identificaremos todas las herramientas que empleamos para cada tarea: Correo electrónico, calendario, convocatoria, whatsapp, Trello, Slack, teléfono, Sms, sistemas de videoconferencia, chat, presentaciones de soporte, webex, Skype…

Una vez tengamos las herramientas identificadas, debemos ser capaces de comprender cómo éstas influyen en nuestro estado de ánimo. En este momento es necesario verbalizar por qué nos afectan.

Por ejemplo, en la fase de preparación de una reunión, una cadena de mails con 8 participantes donde no hay acuerdo para la fecha y hora de celebración es algo que sin duda empeora nuestro estado de ánimo.

En este punto acaba el Mapa de Tareas y Herramientas (fig 1). Hasta el momento tendremos:

  • Un listado de las tareas vinculadas a una reunión.
  • Un orden cronológico de dichas tareas.
  • Una identificación de las tareas según sean placenteras, indiferentes o pesadas/agobiantes.
  • Un listado de herramientas empleadas.
  • Comprensión sobre qué y por qué influye positivamente o negativamente en nuestro estado de ánimo.

reuniones-perfectas-fig1

Cuando miremos nuestro Mapa de Tareas y Herramientas para reuniones estaremos ante una foto de las tareas, las herramientas y del estado de ánimo del equipo ante las reuniones de nuestra compañía.

Acto seguido toca pasar a la segunda fase, consistente en Positivar.

2º Etapa: Positivar

En esta segunda fase, todas y cada una de las tareas y herramientas deben ser sometidas a un proceso de análisis. Posibles preguntas a formularnos sobre ellas:

  • ¿Es realmente necesaria?
  • ¿Es posible ejecutarla de una forma que influya positivamente en nuestro estado de ánimo?
  • ¿Es operativa?
  • ¿Resulta invasiva?
  • ¿Es universal (la emplea todo el equipo)?
  • ¿Existe algún método / canal sustitutivo?
  • ¿Tiene sentido cambiar el canal?

Dar respuesta a estas preguntas permitirá detectar buenos y malos usos de cada una de las tareas y herramientas. Por otro lado, facilitará encontrar medidas correctivas para paliar los efectos negativos (fig.2).

reuniones-perfectas-fig2

La finalidad es plantearse la necesidad de cada tarea y también la posibilidad de desarrollarla empleando una/otra herramienta que influya positivamente en nuestro estado de ánimo. Si encontramos una vía de mejora estaremos positivando.

A medida que veamos las fisuras de cada tarea y de cada herramienta, seremos capaces de definir elementos de mejora. Entonces habremos detectado las causas que generan los peores momentos y medidas correctoras. También habremos ordenado el elenco de canales a emplear en cada momento.

Siguiendo el ejemplo anterior, para convocar una reunión con más de dos participantes, podemos emplear otras herramientas más eficientes y menos invasivas que una cadena de mail donde cada uno dice la suya…

Tras esta fase de Positivar, por un lado tendremos una visión detallada de qué tareas son imprescindibles en cada fase y qué canales emplear. Por otro lado tendremos localizados los hábitos y herramientas que conviene descartar para el bien de todos y sus alternativas.

Aplicando toda la metodología descrita hasta este momento, tendremos:

  • Qué tareas y herramientas forman parte de nuestras reuniones
  • Cómo las vivimos (estado de ánimo que nos generan)
  • Por qué nos afectan positiva o negativamente
  • Qué alternativas tenemos para mejorar su impacto en nuestro estado de ánimo

Todo ello nos llevará a consensuar con nuestro equipo un decálogo de buenas prácticas sobre cómo deben de ser las reuniones perfectas de nuestro equipo/compañía (fig.3).

reuniones-perfectas-fig3

Aplicar esta metodología puede implicar la inversión de un par de horas. Un tiempo que nos ayudará a definir el modelo de reunión perfecta para nosotros (cada empresa/equipo es un mundo). Una inversión con un retorno incalculable teniendo en cuenta que nos hará ser más productivos, efectivos y eficientes. Y quién sabe si de paso nos ayuda a combatir la “reunionitis”.