Reuniones y hábitos de transformación digital

 

Este post lo encuadro en un ámbito que me gusta particularmente: Elaborar metodologías para optimizar procesos internos en la empresa mediante la incorporación de hábitos digitales. Es una parte clave dentro del proceso de transformación digital de las empresas, y en este caso en concreto, tiene beneficios inmediatos.

Reuniones eficientes transformación digitalFruto de implementar la metodología para reuniones perfectas, estoy detectando un patrón de mejora para las reuniones. La clave está en poner atención en los detalles, que frecuentemente son obviados y convierten las reuniones en el camarote de los Marx… ¿Te suena?

Hay muchas variables a considerar en cada una de las fases de una reunión que son susceptibles de mejora. Para este post me quiero centrar en:

Fase Antes de la Reunión: Reflexionar sobre la necesidad de la reunión y plantearse la posibilidad de celebrar un encuentro virtual. Si estamos en un proceso de transformación digital debería ser posible hacerlo sin impedimento alguno. Es clave determinar la finalidad que se persigue con dicha sesión. Estos objetivos deberán ser compartidos con todos los asistentes, a través de la convocatoria que se enviará en copia oculta, para no liar una marabunta de correos contra-programando fecha y hora. Al fin y al cabo, el organizador es el único responsable de convocar y determinar la mejor disponibilidad de los asistentes. Si no está dispuesto a asimilar esta tarea, es que su reunión es potencialmente intrascendente: Se trata de ser productivos y evitar distracciones generalizadas.

Ventajas de considerar este enfoque: Minimiza costes en desplazamientos, libera la ocupación de espacios, obliga a plantearse objetivos (por lo tanto, a ser concretos) y elimina correos innecesarios. Todas ellas son un paso enorme en un contexto de transformación digital.

Fase Durante la Reunión: Es “delito flagrante” que las reuniones empiecen sistemáticamente tarde. Deben empezar según agenda y, si alguien llega con retraso, ya se espabilará por retomar el hilo. Para dejar tiempo de cortesía y asegurar la llegada de todos los asistentes, sugiero arrancar la sesión exponiendo objetivos y agenda. Para que todo quede registrado, se debe confeccionar un acta. Si se tienen objetivos y se van a tomar decisiones, entonces todo debe quedar por escrito y ser compartido por correo o a través de las plataformas colaborativas habituales.

Ventajas de considerar este enfoque: Ir sobre agenda, tener 5 minutos de cortesía para quienes puedan llegar tarde “por razones extraordinarias“, y la posibilidad de seguir la evolución de las conclusiones pactadas.

Fase Post Reunión: Si la reunión tenía unos objetivos concretos y bien definidos, conviene actualizar a los asistentes sobre los logros o próximos pasos derivados del encuentro. Para ello deben irse añadiendo notas al propio informe de reunión, o bien actualizar al equipo a través de las herramientas digitales empleadas (trello, slack, asana, correo, notas sobre acta en repositorio…) que, en un contexto de transformación digital, es previsible que las haya.

Reuniones transformación digital

Ventajas de considerar este enfoque: Si se comparten avances y logros, se manifiesta la utilidad de las reuniones. Automáticamente se cambia la predisposición negativa de “otra reunión” a una más positiva del tipo “vamos a tomar de decisiones“.

 

La respuesta recibida tras la aplicación de la metodología, me lleva a recomendar reuniones de una duración inferior a una hora. Se debe tener en cuenta que hay que reservar algunos minutos para el turno de ruegos y preguntas, que deben formularse únicamente en el momento indicado para ello para no desviarse de los objetivos previstos ni del horario.

Para terminar este post, creo necesario dar las gracias a Jordi Camós por su ayuda en la implementación de este método. Posiblemente actualice este post más adelante con aspectos que no he revelado y con nuevos hallazgos según se produzcan. ¡Ojalá sea pronto!

Transformación de personas

Recientemente mi amigo Gerard Vélez, a quien recomiendo seguir si os interesa la transformación digital, lanzó este twit dentro del OuiShare Fest de Barcelona (#osfestbcn):

Transformación digital- twittvelez

Me invitó a reflexionar, y llegué a una conclusión: Las empresas no aceleran sin personas que las aceleren. O dicho de otra manera, las empresas acelerarán en la transformación digital si y sólo si las personas que las forman son capaces de transformarse.

En este contexto, la aceleración / transformación de las personas sucede desde dos frentes: La Actitud y los Hábitos.

Cuando hablamos de transformación digital de las empresas, es frecuente reducir el discurso a la tecnología. La tecnología es el canal a través del que se comunican las personas, o el conjunto de herramientas empleadas para acceder a información y distribuirla. Si bien la tecnología es clave en el proceso de aceleración / transformación de empresas, hay que pensar que la tecnología no sirve para “nada” si no se adopta.

Por lo tanto, hace falta que las personas tengan una actitud abierta y receptiva ante los avances. En este sentido, es vital potenciar el desarrollo de habilidades de las personas. Fomentar la salida de las áreas de confort y un motivar la experimentación son auténticos movilizadores del cambio. Todos hemos aprendido a usar Facebook, Twitter o Whatsapp sin leernos un manual de instrucciones. Todos hemos adoptado estas tecnologías porque las hemos considerado útiles. Ninguno de nosotros se ha visto obligado a emplearlas… En definitiva: No es cuestión de tecnología, sino de actitud.  

Los Hábitos son la otra variable importante; y en mi humilde opinión pueden enfocarse desde distintos ángulos:

  • Desarrollar nuevos hábitos de búsqueda, acceso, guardado y compartición de información.
  • Incorporar hábitos de autoformación; de forma que estemos permanentemente actualizados con independencia de la formación recibida desde la compañía.
  • Habituarse a trabajar en equipo en modo remoto, y de manera colaborativa.
  • Habituarse a la movilidad: Muchos roles/tareas de la empresa pueden ejercerse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Basta con disponer de un teléfono móvil inteligente y otras herramientas que tenemos muy a mano (Skype, Google drive…). La movilidad elimina barreras, hace prescindibles desplazamientos, facilita el acceso a información (documentación en la nube)…

actitudLas personas son la base indispensable de las empresas. Son su unidad imprescindible. Una empresa no acelerará en su transformación digital si sus personas no aceleran. Para que suceda, son necesarios un cambio de actitud y un cambio de hábitos de la unidad básica empresarial y social: La persona.

 

Para terminar este post, necesito dar las gracias a Gerard Vélez por la inspiración repentina; y a Jordi Camós por ser un compañero de andadura profesional con quien he tenido la suerte de compartir y debatir estas ideas en más de una ocasión.