Este post lo encuadro en un ámbito que me gusta particularmente: Elaborar metodologías para optimizar procesos internos en la empresa mediante la incorporación de hábitos digitales. Es una parte clave dentro del proceso de transformación digital de las empresas, y en este caso en concreto, tiene beneficios inmediatos.
Fruto de implementar la metodología para reuniones perfectas, estoy detectando un patrón de mejora para las reuniones. La clave está en poner atención en los detalles, que frecuentemente son obviados y convierten las reuniones en el camarote de los Marx… ¿Te suena?
Hay muchas variables a considerar en cada una de las fases de una reunión que son susceptibles de mejora. Para este post me quiero centrar en:
Fase Antes de la Reunión: Reflexionar sobre la necesidad de la reunión y plantearse la posibilidad de celebrar un encuentro virtual. Si estamos en un proceso de transformación digital debería ser posible hacerlo sin impedimento alguno. Es clave determinar la finalidad que se persigue con dicha sesión. Estos objetivos deberán ser compartidos con todos los asistentes, a través de la convocatoria que se enviará en copia oculta, para no liar una marabunta de correos contra-programando fecha y hora. Al fin y al cabo, el organizador es el único responsable de convocar y determinar la mejor disponibilidad de los asistentes. Si no está dispuesto a asimilar esta tarea, es que su reunión es potencialmente intrascendente: Se trata de ser productivos y evitar distracciones generalizadas.
Ventajas de considerar este enfoque: Minimiza costes en desplazamientos, libera la ocupación de espacios, obliga a plantearse objetivos (por lo tanto, a ser concretos) y elimina correos innecesarios. Todas ellas son un paso enorme en un contexto de transformación digital.
Fase Durante la Reunión: Es «delito flagrante» que las reuniones empiecen sistemáticamente tarde. Deben empezar según agenda y, si alguien llega con retraso, ya se espabilará por retomar el hilo. Para dejar tiempo de cortesía y asegurar la llegada de todos los asistentes, sugiero arrancar la sesión exponiendo objetivos y agenda. Para que todo quede registrado, se debe confeccionar un acta. Si se tienen objetivos y se van a tomar decisiones, entonces todo debe quedar por escrito y ser compartido por correo o a través de las plataformas colaborativas habituales.
Ventajas de considerar este enfoque: Ir sobre agenda, tener 5 minutos de cortesía para quienes puedan llegar tarde «por razones extraordinarias«, y la posibilidad de seguir la evolución de las conclusiones pactadas.
Fase Post Reunión: Si la reunión tenía unos objetivos concretos y bien definidos, conviene actualizar a los asistentes sobre los logros o próximos pasos derivados del encuentro. Para ello deben irse añadiendo notas al propio informe de reunión, o bien actualizar al equipo a través de las herramientas digitales empleadas (trello, slack, asana, correo, notas sobre acta en repositorio…) que, en un contexto de transformación digital, es previsible que las haya.
Ventajas de considerar este enfoque: Si se comparten avances y logros, se manifiesta la utilidad de las reuniones. Automáticamente se cambia la predisposición negativa de «otra reunión» a una más positiva del tipo «vamos a tomar de decisiones«.
La respuesta recibida tras la aplicación de la metodología, me lleva a recomendar reuniones de una duración inferior a una hora. Se debe tener en cuenta que hay que reservar algunos minutos para el turno de ruegos y preguntas, que deben formularse únicamente en el momento indicado para ello para no desviarse de los objetivos previstos ni del horario.
Para terminar este post, creo necesario dar las gracias a Jordi Camós por su ayuda en la implementación de este método. Posiblemente actualice este post más adelante con aspectos que no he revelado y con nuevos hallazgos según se produzcan. ¡Ojalá sea pronto!
