Reuniones y hábitos de transformación digital

 

Este post lo encuadro en un ámbito que me gusta particularmente: Elaborar metodologías para optimizar procesos internos en la empresa mediante la incorporación de hábitos digitales. Es una parte clave dentro del proceso de transformación digital de las empresas, y en este caso en concreto, tiene beneficios inmediatos.

Reuniones eficientes transformación digitalFruto de implementar la metodología para reuniones perfectas, estoy detectando un patrón de mejora para las reuniones. La clave está en poner atención en los detalles, que frecuentemente son obviados y convierten las reuniones en el camarote de los Marx… ¿Te suena?

Hay muchas variables a considerar en cada una de las fases de una reunión que son susceptibles de mejora. Para este post me quiero centrar en:

Fase Antes de la Reunión: Reflexionar sobre la necesidad de la reunión y plantearse la posibilidad de celebrar un encuentro virtual. Si estamos en un proceso de transformación digital debería ser posible hacerlo sin impedimento alguno. Es clave determinar la finalidad que se persigue con dicha sesión. Estos objetivos deberán ser compartidos con todos los asistentes, a través de la convocatoria que se enviará en copia oculta, para no liar una marabunta de correos contra-programando fecha y hora. Al fin y al cabo, el organizador es el único responsable de convocar y determinar la mejor disponibilidad de los asistentes. Si no está dispuesto a asimilar esta tarea, es que su reunión es potencialmente intrascendente: Se trata de ser productivos y evitar distracciones generalizadas.

Ventajas de considerar este enfoque: Minimiza costes en desplazamientos, libera la ocupación de espacios, obliga a plantearse objetivos (por lo tanto, a ser concretos) y elimina correos innecesarios. Todas ellas son un paso enorme en un contexto de transformación digital.

Fase Durante la Reunión: Es “delito flagrante” que las reuniones empiecen sistemáticamente tarde. Deben empezar según agenda y, si alguien llega con retraso, ya se espabilará por retomar el hilo. Para dejar tiempo de cortesía y asegurar la llegada de todos los asistentes, sugiero arrancar la sesión exponiendo objetivos y agenda. Para que todo quede registrado, se debe confeccionar un acta. Si se tienen objetivos y se van a tomar decisiones, entonces todo debe quedar por escrito y ser compartido por correo o a través de las plataformas colaborativas habituales.

Ventajas de considerar este enfoque: Ir sobre agenda, tener 5 minutos de cortesía para quienes puedan llegar tarde “por razones extraordinarias“, y la posibilidad de seguir la evolución de las conclusiones pactadas.

Fase Post Reunión: Si la reunión tenía unos objetivos concretos y bien definidos, conviene actualizar a los asistentes sobre los logros o próximos pasos derivados del encuentro. Para ello deben irse añadiendo notas al propio informe de reunión, o bien actualizar al equipo a través de las herramientas digitales empleadas (trello, slack, asana, correo, notas sobre acta en repositorio…) que, en un contexto de transformación digital, es previsible que las haya.

Reuniones transformación digital

Ventajas de considerar este enfoque: Si se comparten avances y logros, se manifiesta la utilidad de las reuniones. Automáticamente se cambia la predisposición negativa de “otra reunión” a una más positiva del tipo “vamos a tomar de decisiones“.

 

La respuesta recibida tras la aplicación de la metodología, me lleva a recomendar reuniones de una duración inferior a una hora. Se debe tener en cuenta que hay que reservar algunos minutos para el turno de ruegos y preguntas, que deben formularse únicamente en el momento indicado para ello para no desviarse de los objetivos previstos ni del horario.

Para terminar este post, creo necesario dar las gracias a Jordi Camós por su ayuda en la implementación de este método. Posiblemente actualice este post más adelante con aspectos que no he revelado y con nuevos hallazgos según se produzcan. ¡Ojalá sea pronto!

Reuniones perfectas – Metodología aplicable

Una inquietud que todas las empresas comparten en un contexto de transformación digital de compañías y de personas, es cómo hacer las reuniones más productivas, más efectivas y más eficientes.

Tratando de aportar una visión, he desarrollado una metodología para determinar la reunión perfecta para cada organización. Contemplo dos etapas de trabajo:

  1. Elaborar un Mapa de Tareas y Herramientas.
  2. Positivar.

1º Etapa: Elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas

El primer paso para elaborar el Mapa de Tareas y Herramientas consiste en dividir una reunión en tres fases: Previa, durante y posterior.

Acto seguido es necesario determinar todas las tareas que suceden dentro de cada fase en nuestras reuniones. Es conveniente ordenar las tareas incluidas en cada fase de manera cronológica.

El siguiente paso es ordenar las acciones según un eje de satisfacción, tratando de determinar nuestro estado de ánimo ante cada tarea. Así, diferenciaremos entre los momentos que son más placenteros y los momentos que nos incomodan más.

A continuación identificaremos todas las herramientas que empleamos para cada tarea: Correo electrónico, calendario, convocatoria, whatsapp, Trello, Slack, teléfono, Sms, sistemas de videoconferencia, chat, presentaciones de soporte, webex, Skype…

Una vez tengamos las herramientas identificadas, debemos ser capaces de comprender cómo éstas influyen en nuestro estado de ánimo. En este momento es necesario verbalizar por qué nos afectan.

Por ejemplo, en la fase de preparación de una reunión, una cadena de mails con 8 participantes donde no hay acuerdo para la fecha y hora de celebración es algo que sin duda empeora nuestro estado de ánimo.

En este punto acaba el Mapa de Tareas y Herramientas (fig 1). Hasta el momento tendremos:

  • Un listado de las tareas vinculadas a una reunión.
  • Un orden cronológico de dichas tareas.
  • Una identificación de las tareas según sean placenteras, indiferentes o pesadas/agobiantes.
  • Un listado de herramientas empleadas.
  • Comprensión sobre qué y por qué influye positivamente o negativamente en nuestro estado de ánimo.

reuniones-perfectas-fig1

Cuando miremos nuestro Mapa de Tareas y Herramientas para reuniones estaremos ante una foto de las tareas, las herramientas y del estado de ánimo del equipo ante las reuniones de nuestra compañía.

Acto seguido toca pasar a la segunda fase, consistente en Positivar.

2º Etapa: Positivar

En esta segunda fase, todas y cada una de las tareas y herramientas deben ser sometidas a un proceso de análisis. Posibles preguntas a formularnos sobre ellas:

  • ¿Es realmente necesaria?
  • ¿Es posible ejecutarla de una forma que influya positivamente en nuestro estado de ánimo?
  • ¿Es operativa?
  • ¿Resulta invasiva?
  • ¿Es universal (la emplea todo el equipo)?
  • ¿Existe algún método / canal sustitutivo?
  • ¿Tiene sentido cambiar el canal?

Dar respuesta a estas preguntas permitirá detectar buenos y malos usos de cada una de las tareas y herramientas. Por otro lado, facilitará encontrar medidas correctivas para paliar los efectos negativos (fig.2).

reuniones-perfectas-fig2

La finalidad es plantearse la necesidad de cada tarea y también la posibilidad de desarrollarla empleando una/otra herramienta que influya positivamente en nuestro estado de ánimo. Si encontramos una vía de mejora estaremos positivando.

A medida que veamos las fisuras de cada tarea y de cada herramienta, seremos capaces de definir elementos de mejora. Entonces habremos detectado las causas que generan los peores momentos y medidas correctoras. También habremos ordenado el elenco de canales a emplear en cada momento.

Siguiendo el ejemplo anterior, para convocar una reunión con más de dos participantes, podemos emplear otras herramientas más eficientes y menos invasivas que una cadena de mail donde cada uno dice la suya…

Tras esta fase de Positivar, por un lado tendremos una visión detallada de qué tareas son imprescindibles en cada fase y qué canales emplear. Por otro lado tendremos localizados los hábitos y herramientas que conviene descartar para el bien de todos y sus alternativas.

Aplicando toda la metodología descrita hasta este momento, tendremos:

  • Qué tareas y herramientas forman parte de nuestras reuniones
  • Cómo las vivimos (estado de ánimo que nos generan)
  • Por qué nos afectan positiva o negativamente
  • Qué alternativas tenemos para mejorar su impacto en nuestro estado de ánimo

Todo ello nos llevará a consensuar con nuestro equipo un decálogo de buenas prácticas sobre cómo deben de ser las reuniones perfectas de nuestro equipo/compañía (fig.3).

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Aplicar esta metodología puede implicar la inversión de un par de horas. Un tiempo que nos ayudará a definir el modelo de reunión perfecta para nosotros (cada empresa/equipo es un mundo). Una inversión con un retorno incalculable teniendo en cuenta que nos hará ser más productivos, efectivos y eficientes. Y quién sabe si de paso nos ayuda a combatir la “reunionitis”.

Pokemon Go: Reto a la industria del vídeo juego

Para muchos Pokemon Go es el juego del año. Para otros una tontería sin precedentes. Algunos lo aclaman como una versión actual de cazar gamusinos, con sorna: Amor y odio a partes iguales, acompañado de un ruido mediático y social inusitado.

Dicen que es adictivo y peligroso por la abstracción que genera en quienes juegan. No sería de extrañar que pronto salga quien diga que provoca epilepsia o ceguera galopante.

El bombo y platillo que se ha montado en torno al juego me impulsó a probarlo. He llegado a nivel 9, y posiblemente ahí me quede. No soy lo que de dice un “jugón”: Soy rematadamente malo en lo que se refiere a vídeo juegos y no tengo paciencia para estas cosas… Pero admito que debo quitarme el sombrero ante esta aplicación.

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Pokemon Go

Me gusta pensar que Pokemon Go puede haber abierto una puerta para que se produzca un cambio en la industria del videojuego tal y como la conocemos hoy día.

Y si no cambia la industria radicalmente, apuesto a que al menos servirá como punto de referencia para inspirar nuevos juegos.

En mi humilde opinión, Pokemon Go ha sabido encontrar un océano azul. Estas son algunas reflexiones que he hecho desde varias perspectivas:

1- Se produce un cambio en el modelo de negocio: Se posibilita una integración entre economía digital y economía real, de a pie de calle. En este juego se une todo el potencial económico de una plataforma digital con la posibilidad de generar rendimientos desde fuentes ajenas a la propia platafoma. Se trata de alianzas que pueden ser de mucho calado, como el caso de McDonalds. Zynga y King han sabido lanzar juegos de éxito y los han vinculado muy bien a las redes sociales… Pero su modelo de negocio reside en los ingresos generados “in-game”. Pokemon Go va mas allá, mezclando ingresos on y off line.

2- Se produce un cambio en la perspectiva de lo que es jugar “en primera persona”. Gracias a la realidad aumentada y a la geolocalización, aquí es mi yo de carne y hueso el que se patea la calle. Dejo de ser un avatar (aunque lo tenga) para ser yo mismo.

3- Fomenta un cambio en el concepto de juego social: Esta aplicación permite jugar con amigos, dejando atrás la soledad de las consolas. El juego es presencial, no en remoto. A la vez que se juega, se está con los amigos.

4- Produce un cambio en la ubicación y en el momento de juego: La plataforma es para teléfonos móviles. Permite jugar en cualquier momento y lugar. Convierte el juego en algo ubicuo; no asociado a un momento o un espacio, como una habitación donde hay una vídeo consola o un ordenador.

5- Puede abrir las puertas a la complementariedad multiplataforma: Aquí me tiro a la piscina (no soy desarrollador), pero diría que tiene sentido pensar en la integración y complementariedad multi plataformas dentro de un mismo juego. ¿Por que no pensar en juegos de vídeo consola tradicional que derivan parte de la aventura a una app móvil para determinados episodios o eventos?, ¿Gaming on the go?, ¿Y si lo ponemos en contexto de big data? …Ay! E insisto en el concepto de romper barreras cruzando lo online con lo offline.

6- Produce un cambio en el paradigma videojuego = sedentarismo. El juego obliga a realizar actividad física (andar o correr). Este punto está estrechamente vinculado con el anterior. Tropecé con un post no recuerdo dónde que decía “Debe ser frustrante para un runner ver como un tipo que se alimenta a base de ganchitos recorre semanalmente distancias mayores que él mientras caza pokemons.”

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Pokemon Go

Además de lo dicho, considero un acierto enorme el hecho de vincular el coleccionismo que reina en el juego (su lema es “hazte con todos“); la competitividad del mismo a través de los “gimnasios”, y el hecho de recuperar la calle como espacio de juego, aunque a algunos no les guste este último aspecto.

Invizimals estuvo cerca de esta receta hace algunos años, pero se quedó corto en algunos aspectos como la ubicuidad gracias a una app en el móvil (eran otros tiempos), y al hándicap de tener que acarrear una consola de mano con una cámara acoplada; algo muy práctico para llevar por la calle, claro.

A raíz de todo esto, os imagináis una revisión de The Getaway á la Pokemon, donde los rivales del videojuego te persigan por tu ciudad “real” y debas darles esquinazo?. ¿Y una cacería de zombies?… ¿hace una de indios y vaqueros?… ¿Paintball?… Apuesto a que se ha abierto un mundo ante nosotros con un impacto nada despreciable desde el punto de vista económico y social. Gracias jugones.

Lecturas recomendadas sobre marketing digital diciembre 2015

Aquí listo algunos de los artículos que he leído durante el mes de diciembre sobre marketing digital que considero destacables. Te gustarán si te interesan el ecommerce, los datos, la multicanalidad, la economía colaborativa, y las predicciones de cada fin de año.

Predicciones en ecommerce para 2016 (ING) #ecommerce  Me llama especialmente la atención la idea que apunta hacia una reducción de la dependencia de Google, tratando de construir conexión con la audiencia al margen del universo Google.

10 Predicciones de la economía colaborativa para 2016 (ING) #economia colaborativa         AirBnb a bolsa, Uber esperará. Dos titulares que dejan claro que seguiremos hablando de economía colaborativa en 2016.

Los datos sobre intenciones, mejores que los demográficos (ING) #data  Siempre se ha dicho que los datos demográficos son de escaso interés cuando tenemos datos conductuales. Este hecho es especialmente relevante en el caso de m-commerce. La clave reside en que los primeros carecen de contexto.

La función “click to call” (click para llamar), sigue siendo una forma válida de conectar con usuarios (ING) #multicanalidad   Cuando surge la duda, los usuarios siguen empleando su teléfono como lo que es: un teléfono. Especialmente importante en estados de consideración y compra.

atime_data_mining4 razones por las que los proyectos basados en datos fallan (ING) #data   Son razones habituales pero que vale la pena recordar de vez en cuando como un mantra para combatirlas a tiempo: Falta de definición de los objetivos, expectativas desmesuradas, falta de conocimiento y política interna de la compañía. Son fallos en cadena. Sin objetivos concretos cada uno se crea expectativas sin conocimiento, de manera que la política interna de la compañía acaba imponiéndose sobre la lógica del proyecto.

¿Por qué la minería de datos es el futuro de la venta online pormenorizada? (ING)  #ecommerce #retail #data   Para sacar rendimiento de la minería de datos debemos centrarnos en la captación de información sobre los consumidores y sobre los competidores con el objetivo de proporcionar una experiencia de compra única y personalizada; diferenciándonos de los competidores.

Lecturas sobre marketing digital, noviembre 2015

Aquí listo algunos de los artículos que he leído durante el mes de noviembre sobre marketing digital que considero destacables. Te gustarán si te interesan la movilidad, la economía digital, la monetización del social media, la economía social, la optimización y el testing, el email marketing y el Viernes Negro (Black Friday para los de fuera).

Consejos para crear una estrategia de marketing que sea útil para los consumidores (ING) #mobile #estrategia   Cruzar el momento de búsqueda con la localización del usuario se demuestra como una práctica que incrementa la predisposición a comprar. La contextualización y las compras de espacio publicitario a tiempo real (Real Time Bidding) se están consolidando como herramientas clave dentro de la planificación.

Google recibe más de 2 millones de solicitudes al mes para retirar resultados piratas (ING) #economía digital   Un reflejo evidente de una sociedad en la que, equivocadamente, igualamos los conceptos “internet” y “gratis”.

El alcance orgánico de Facebook en entredicho (ING) #socialmedia #facebook #monetización     El alcance orgánico de los posts de las páginas (posts no pagados) ha bajado del 16% a entre 1 y 2,8% este año. Mi hipótesis: Facebook no quiere presencia de marcas en su plataforma a menos que éstas paguen.

Captura de pantalla 2015-12-01 a las 9.30.25 1La economía social está empobreciendo a los trabajadores (ING, vídeo) #economía social Un sector muy de moda pero cargado de freelances, contratistas independientes, trabajadores temporales y auto-empleados que siembra un panorama de incertidumbre elevado.

Se calcula que en 5 años, el 40% de la fuerza laboral de EE.UU. trabajará en condiciones de variabilidad extrema. Interesante visión sobre cómo paliar legalmente los daños colaterales de dicha incertidumbre.

Guía para principiantes en el A/B testing (ING) #testing #optimización   Me quedo con la recomendación final del artículo: Vuélvete adicto a testar en A/B.

El ratio de apertura de email marketing desde móvil alcanza el 70%; pero su conversión cae (ING) #email marketing #móvil   Según un estudio de Movable Ink hecho en Inglaterra y EE.UU., el ratio de apertura de email marketing está creciendo desde dispositivos móviles, sin embargo decrece su conversión. Mi hipótesis: queda un largo recorrido por hacer en la adaptación del e-mail comercial a los formatos móviles. Seguramente vaya ligado con la recomendación anterior.

Informe IBM sobre los resultados del Black Friday 2015 (ING) #marketing #blackfriday   Destaco los siguientes datos (2015):

  • Gasto medio por pedido de 128$.
  • Tráfico generado en un 44% desde teléfonos; 42% desde estacionarios; y sólo 12% desde tabletas. El e-commerce es cada vez más mobile. 
  • 36% de las ventas se generaron desde dispositivos móviles
  • 4.8 artículos de media por pedido
  • Se constata que las compras se disparan a partir de las 10 de la mañana

 

Lecturas recomendadas mayo 2015

Aquí listo algunos de los artículos que he leído recientemente que considero interesantes.

10 claves para el debate sobre la transformación digitalGlobal picture

12 prácticas de los lineales para aplicar en ecommerce (ING)

Informe de tendencias en logística para ecommerce (2014)

12 prácticas de los lineales para aplicar en ecommerce (ING)

Datos y tendencias en acciones promocioneles y campañas de festividades  (ING)

12 sorprendentes ejemplos de Test A/B para dejar de lado las suposiciones (ING)

Cómo emplear Snapchat en campañas de marketing (ING)

Alternativas para colocar los vídeos en páginas de producto (ING)

Estado del Marketing Digital en 2015 (Infografía, ING)

Buen uso del emailing. Caso Linkedin (ING)

Convertir fans en consumidores (Sonar+D)

He tenido el placer de moderar una mesa redonda en Diàlegs pel Futur dentro del Sonar+D.

logo sonarLos ponentes de la sesión han sido Jan d’Alessandro y Xavi Menós: Dos pesos súper pesados en conocimiento digital. El tema de la conversación era “Convertir fans en consumidores”. Los tres ejes básicos que nos habíamos propuesto seguir en la conversación nos han llevado a conclusiones interesantes:

 

  1. La relación con consumidores es un medio para construir fidelidad con las marcas.

Los artistas tienen herramientas poderosas para llegar a sus fans (y viceversa) y, de hecho, nunca han estado más cerca.

El entorno digital ha permitido acortar el ciclo de contacto entre artistas y fans; de manera que ya no hay que esperar al lanzamiento de un nuevo álbum para que el artista establezca contacto con sus seguidores.

Los artistas entienden la oportunidad que les brinda un entorno desintermediado; y tratan de generar engagement a través de elementos con valor añadido para sus seguidores.

  1. Se detectan estrategias y tendencias en la industria de la música para conectar artistas con fans (o marcas con consumidores).

Hemos visto dos modelos distintos para crear una comunidad digital en torno a una marca o un artista. Se puede optar por utilizar una red social existente (ejemplo de Shakira en Facebook o Twitter); o bien optar por crear una plataforma adecuada a nuestras necesidades (caso de Lady Gaga con LittleMonsters.com; o Coca cola con 1886 club).

La complejidad de manejar la presencia de un artista con marca personal obliga a pasar por la profesionalización. Acerca de los contenidos, Xavi Menós considera con acierto que “no por estar destinados a internet tienen que ser cutres; sino al contrario”.

Una estrategia habitual es la de generar una espiral exterior, lanzando contenido online para que sea llevado al offline por los fans; que a su vez volverán a movilizar online, y otros llevarán a offline, etc. De esta forma cada vez se expone el contenido/concepto a mayor audiencia. En este sentido, se concluye que la vanidad social es un medio excelente para incrementar la popularidad de un artista o marca que también hace incrementar la participación de los fans.

  1. En la industria musical se dan patrones estratégicos que pueden ser extrapolados a otros sectores.

El terreno digital acelera el ciclo y los puntos de contacto, que frecuentemente no se ciñen a uno solo. Los dos modelos de presencia que se han comentado (presencia en redes existentes VS crear una red propia) no son excluyentes, sino complementarios y sincrónicos.

La movilidad se refleja como un eje clave a considerar a la hora de establecer puntos de contacto con los consumidores, puesto que el móvil es el principal punto de conexión para muchos usuarios.

La importancia de poseer los datos de los fans es algo esencial. Una condición sine qua non a la hora de establecer experiencias personalizadas para los consumidores y, en esencia, para generar negocio (en el caso de los artistas hablamos de merchandising y tickets para conciertos).

La industria de la música, así como la editorial o la del cine ha sufrido un cambio en los patrones de consumo que han hecho necesario reinventar su modelo de negocio. Lo mismo sucede en otros sectores que, necesariamente, deben empezar a reinventar su modelo de negocio. La reinvención debe tener en cuenta la dimensión multicanal como punto de partida.

No existen patrones pre-escritos. Cada marca y cada celebridad son un casos particulares y por esta razón el esquema test/error es un camino necesario que todas las marcas y artistas deben seguir.

No obstante, es necesario recordar la esencia de todo lo anterior, que es el producto. El contenido puede ser rey; pero el producto es quien realmente manda. Tener un buen producto (o artista) es clave para que lo anterior pueda ser aplicable. En caso contrario estaremos construyendo castillos de naipes.

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